Van 4 uur naar 40 minuten per offerte: hoe MKB bedrijven het offerteproces automatiseren

Elke MKB'er met een maatwerkaanbod kent het probleem. Na een goed klantgesprek begin je aan de offerte en kijk je twee uur later op de klok. Maten uitwerken, materialen opzoeken, opmaak controleren, tekst afstemmen op de klant. Voor Bakker Interieur was dit geen uitzondering maar de dagelijkse realiteit. Vijf offertes per week, elk gemiddeld vier uur werk. Tot ze het anders aanpakten.

20 uur per week die nergens naartoe ging

Bakker Interieur is een interieurbouwer met 12 medewerkers. Keukens, kasten, maatwerk voor particulieren en zakelijke opdrachtgevers. Goed werk, tevreden klanten, volle orderportefeuille.

Maar het offerteproces was een blok aan het been. Voor elke offerte moest de eigenaar of zijn uitvoerder:

• De aantekeningen van het klantgesprek terugzoeken
• De schetsen en maten omzetten naar berekeningen
• Actuele materiaalkosten opzoeken en invoeren
• De standaard teksten aanpassen op de klant
• De opmaak controleren en de offerte exporteren

Gemiddeld vier uur per offerte, vijf per week. Meer dan 20 uur die niet naar vakwerk, klantcontact of bedrijfsontwikkeling ging.

Wat er veranderd is

Bonsai Innovations bouwde voor Bakker Interieur een systeem dat het uitwerken van de offerte overneemt. Na het klantgesprek voert de medewerker de basisgegevens in: wensen, afmetingen, gekozen materialen en bijzonderheden. Het systeem doet de rest.

Binnen een paar minuten staat er een complete conceptofferte klaar. In de eigen opmaak van Bakker Interieur, met actuele materiaalkosten, met de standaard teksten die ze altijd gebruiken. De medewerker leest door, past eventueel iets aan en keurt goed.

Totale tijd per offerte: 40 minuten.

Wat het systeem doet en wat het niet doet

Het is belangrijk om te begrijpen wat automatisering hier wel en niet betekent. Het systeem stelt de offerte niet vast, het stelt een concept op. De medewerker blijft verantwoordelijk voor de inhoud en de beslissing om te versturen.

Wat het systeem overneemt:

• De berekeningen op basis van maten en materialen
• De opmaak in de huisstijl van het bedrijf
• De standaard teksten en aanvullingen
• De prijzen op basis van actuele inkooplijsten

Wat de medewerker blijft doen:

• Het klantgesprek voeren en de wensen ophalen
• De conceptofferte beoordelen en goedkeuren
• Eventuele maatwerkafspraken toevoegen of aanpassen

Het resultaat voelt voor de klant niet anders. De offerte is even persoonlijk, even precies. Alleen de tijd die het kostte is radicaal veranderd.

Waarom de meeste MKB bedrijven dit nog niet doen

Er zijn twee redenen waarom bedrijven het offerteproces niet eerder aanpakten.

De eerste is het idee dat automatisering complex en duur is. Dat je een IT-afdeling nodig hebt, maandenlange trajecten moet doorlopen en een generiek systeem moet aanpassen op je eigen werkwijze. Dat klopt bij grote softwaretrajecten. Hier niet.

De tweede reden is gewenning. Als je vier jaar lang vier uur per offerte kwijt bent, voel je dat niet meer als verlies. Het is gewoon hoe het gaat. Pas wanneer je het naast een alternatief legt, wordt duidelijk hoeveel het kost.

Werkt dit ook buiten de interieurbouw?

Het principe is hetzelfde bij elk bedrijf dat regelmatig maatwerk offertes opstelt op basis van een klantgesprek of specificatie. We zien vergelijkbare situaties bij:

• Technische installatiebedrijven die per project een uitgebreide offerte maken
• Aannemers en bouwbedrijven met terugkerende offerteprocessen
• Maatwerkproducenten waarbij elke order een unieke berekening vraagt
• Zakelijke dienstverleners die per klant een propositie uitwerken

De implementatie is altijd op maat voor de werkwijze van het bedrijf. Er is geen standaardpakket dat je aanschaft. We beginnen met begrijpen hoe jij nu werkt en bouwen dan een systeem dat daarin past.